Wahrscheinlich kennen Sie die Situation: Auf Ihrem Schreibtisch türmen sich unbearbeitete Akten, lose Zettel mit Notizen fliegen überall herum und schon bald wissen Sie nicht mehr, wohin Sie das Briefing Ihres Kollegen und das Protokoll der letzten Teamsitzung gelegt haben - beides ist plötzlich unauffindbar, obwohl Sie der Meinung waren die Schriftstücke an einem guten Platz deponiert zu haben. Das Problem: Wenn auf dem Schreibtisch das Chaos regiert, ist es sehr schwer strukturiert und effektiv zu arbeiten. Sie vergeuden viel Zeit, weil Sie Dinge suchen und sich erst durch einen Stapel unwichtiger Dokumente wühlen müssen, bis Sie mit Ihrer eigentlichen Arbeit beginnen können. Das muss nicht sein, wenn Sie einige Ordnungsstrategien beachten.

Ordnungs- und Ablagesysteme helfen Ihnen, den Ãœberblick zu behalten

Grundsätzlich gilt: Je kleiner Ihr Schreibtisch ist, desto gründlicher müssen Sie diesen aufräumen. Planen Sie jeden Tag vor Feierabend etwa zehn Minuten ein, um Ordnung zu schaffen. Heften Sie erledigte Arbeiten in Ordnern ab, streichen Sie alles von Ihrer To-Do-Liste, was Sie abarbeiten konnten und fertigen Sie gegebenenfalls eine neue Liste für den nächsten Tag an. Fachbücher und Zeitschriften sollten nicht auf Ihrem Schreibtisch gelagert werden, sondern in einem Regal. Wenn sich lose Blätter nicht vermeiden lassen, können Sie diese in Ablagesystemen aufbewahren. Dokumente, die thematisch zusammengehören, können Sie in Klarsichtfolien oder besser noch in dünnen Mappen aufbewahren, die sich beschriften lassen. Innerhalb Ihrer Ordner helfen Inhaltsverzeichnisses und Trennblätter Ihnen schneller zu finden was Sie suchen. Vergessen Sie auch nicht, regelmässig alle Notizen und Schriftstücke, die Sie nicht mehr brauchen, zu entsorgen bzw. zu vernichten. Mindestens einmal im Monat sollten Sie sich dafür Zeit nehmen, damit Sie nicht zu viel Zeit mit Sortieren und ordnen verschwenden, wenn es mal schnell gehen muss.

Nutzen Sie digitale Möglichkeiten der Verwaltung

Eine einfache Möglichkeit, das Chaos auf Ihrem Schreibtisch zu reduzieren, ist, auf digitale Hilfen zurückzugreifen. Einen Kalender brauchen Sie nicht, wenn Sie eine entsprechende Anwendung auf Ihrem PC oder Smartphone nutzen. Auch für Notizen gibt es entsprechende Lösungen. Mithilfe der dazugehörigen Apps lassen sich Ihre Ideen, Dokumente, Grafiken und Tabellen auf allen Ihren Geräten nutzen und synchronisieren. Das heisst: Wenn Sie auf Ihrem Smartphone eine Notiz speichern, wird Ihnen diese auch auf dem Tablet oder PC angezeigt. Sie können Dokumente sogar für Kollegen frei geben und diese gemeinsam mit ihnen bearbeiten. So wird es viel leichter, den Überblick zu behalten und Ihren Schreibtisch ordentlich aufzuräumen.

Wenn Sie mit der neuen Technik noch nicht so vertraut sind, können Sie aber auch auf bewährte Methoden wie Pinnwände und Klebezettel zurückgreifen. Denken Sie nur daran, es nicht zu übertreiben mit der Zettelsammlung - sonst verlieren Sie schnell den Überblick und finden nicht, was Sie suchen.

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