"Frau Mair, wie Sie wissen steht nächstes Jahr unser 10-jähriges Firmenjubiläum an. Wir möchten Sie bitten sich an der Organisation für ein Fest zu beteiligen, das anlässlich dieses Ereignisses stattfinden soll."

Diese Bitte Ihres Chefs macht Sie nervös und setzt Sie unter Druck? Das ist zunächst verständlich, denn unter Umständen überträgt er Ihnen dadurch sehr viel Verantwortung. Aber kein Grund zur Panik: Sie müssen nur überlegt vorgehen und sich Hilfe suchen, dann ist die Organisation einer Betriebsfeier eine durchaus lösbare Aufgabe. Wichtig ist, dass Sie zunächst die wichtigsten Dinge mit Ihren Vorsetzen besprechen, damit Sie die Rahmenbedingungen wie Termin, Budget, Ort und Teilnehmerzahl kennen. Anschliessend geht es darum, To-Do-Listen und einen detaillierten Zeitplan zu erstellen. Eine gute Organisation ist die wichtigste Voraussetzung dafür, eine gelungene Betriebsfeier zu planen. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um eine kleine interne Weihnachtsfeier oder eine öffentlichkeitswirksame Grossveranstaltung handelt.

Rahmenbedingungen zunächst mit den Chefs abklären

 

Suchen Sie also zunächst das Gespräch mit Ihren Vorgesetzten. Klären Sie, welche Vorstellungen diese vom Ablauf der Feier haben. Welche Programmpunkte sind obligatorisch, welche nicht? Welches Budget haben Sie zur Verfügung? Wo soll die Feier stattfinden? Wer nimmt daran teil - nur Angestellte? Oder auch Familienangehörige, Pressevertreter und Ehrengäste? Gibt es ein Catering? Soll das Fest eher förmlich oder ungezwungen ablaufen?

Sind die wichtigsten Fragen geklärt sollten Sie sich ein Team zusammenstellen, welches Ihnen bei der Vorbereitung der Feier hilft. Sehr wahrscheinlich müssen Sie neben der Festorganisation auch Ihre üblichen Aufgaben erledigen. Das schaffen Sie niemals alleine. Suchen Sie sich daher Kollegen, mit denen Sie gerne zusammenarbeiten und die bereit sind, Sie wirklich zu unterstützen. Niemand sollte zur Mitarbeit verpflichtet werden, Leute die nur widerwillig mitmachen werden Ihnen keine Hilfe sein. Je nach Grösse der Firma und Aufwand der Feierlichkeiten sollte Ihr Planungsteam aus drei bis zehn Personen bestehen. Wichtig sind eine klare Aufgabenverteilung sowie regelmässige Treffen, bei denen jeder seine Ergebnisse präsentiert.

Ein Zeitplan ist wichtig

Haben Sie einen groben Ablaufplan erarbeitet, sollten Sie zunächst erneut um ein Gespräch mit Ihren Vorgesetzten bitten - es sei denn, diese haben Ihnen wirklich freie Hand bei der Organisation der Feier gelassen. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn es sich lediglich um eine kleine nichtöffentliche Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest handelt. Gerade Jubiläumsfeiern oder Tage der offenen Tür sind jedoch mit jede Menge Organisationsaufwand verbunden. Bevor Sie daher Zeit und Geld verschwenden, suchen Sie lieber regelmässig das Gespräch mit den Verantwortlichen. Wichtig ist, dass Sie einen Zeitplan erstellen aus dem hervorgeht, was bis wann organisiert werden muss. So geraten Sie nicht in Zeitnot, wenn beispielsweise der Fotograf abspringt oder das Catering-Unternehmen bereits ausgebucht ist.

Tipp: Delegieren Sie die Aufgaben

Denken Sie daran: Sie können unmöglich alles alleine planen. Teilen Sie sich daher die anstehenden Aufgaben mit Ihren Kollegen - im Team kommen Sie viel schneller voran!

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