"Ich sollte eine Rede für die Feier zum Dienstjubiläum von unserem Chef halten? Aber davon hat mit niemand etwas gesagt! Ich kann doch nicht Hellsehen - einige hier scheinen ein Kommunikationsproblem zu haben!"
Die Gerüchteküche brodelt, der Flurfunk funktioniert super, aber wichtige Informationen scheinen sich irgendwie nie bis zu allen Mitarbeitern weiterzusprechen. Je grösser ein Betrieb ist, desto wichtiger ist ein gutes internes und externes Kommunikationssystem. Hapert es daran, sind nicht nur die Kunden oder Geschäftspartner unzufrieden. Auch Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen können nicht so effektiv und zügig arbeiten, wie es eigentlich möglich wäre. Daher sollten Sie zunächst Ihr eigenes Kommunikationsverhalten reflektieren und dann analysieren, was jeder einzelne Mitarbeiter tun kann, damit Absprachen eingehalten werden und Informationen auch beim Adressaten ankommen.
Regelmässig Teambesprechungen abhalten und Protokoll führen
Bei Ihnen werden regelmässig Teambesprechungen abgehalten, bei denen alle Mitarbeiter oder auch nur einzelne Kleinteams oder Abteilungen anwesend sind? Das ist schon einmal ein guter Anfang. Damit die Teilnehmer nicht jedes Wort und jede Absprache mitschreiben müssen und sich aktiv an Diskussionen beteiligen können, sollte unbedingt ein Protokoll geführt. So kann jeder die Ergebnisse des Meetings später noch einmal nachlesen und nicht anwesende Mitarbeiter wissen wo sie sich informieren können. Daher sollte das Protokoll am besten abgeheftet und an einem für alle zugänglichen Ort aufbewahrt werden.
Damit niemand behaupten kann, er hätte diese oder jene Information nicht erhalten ist es sinnvoll, alle Mitarbeiter das Protokoll unterschreiben zu lassen. Alternativ können die Besprechungsergebnisse natürlich auch über das interne E-Mail-Programm verschickt werden. Davon abgesehen ist ein "Schwarzes Brett" im Eingangsbereich, in der Kantine oder im Besprechungsraum gut geeignet, um allgemeine Neuigkeiten für alle zugänglich zu machen.
Wer nicht da war muss Eigeninitiative zeigen
Sie persönlich können jedoch auch viel dazu beitragen, dass die Kommunikation in Ihrem Unternehmen sich verbessert. Wenn Sie Kollegen etwas mitteilen möchten oder sollen, tun Sie das am besten sofort oder gewöhnen Sie sich, morgens direkt Ihre E-Mails zu bearbeiten und klärende Gespräche mit Ihren Kollegen zu führen. Waren Sie länger nicht im Büro, beispielsweise wegen Urlaub oder Krankheit, liegt es in Ihrer Verantwortung sich bei den Mitarbeitern, die Ihre Vertretung übernommen haben, über die wichtigsten Ereignisse der letzten Tage oder Wochen zu informieren. Neue Kollegen sollten immer von einer erfahrenen Kraft eingearbeitet werden, die auch als erster Ansprechpartner dient. Das ist besonders wichtig, wenn Sie in einer Branche arbeiten, in der ein häufiger Personalwechsel üblich ist. Das ist zum Beispiel in Betrieben der Fall, die mit Zeitarbeitsfirmen zusammenarbeiten oder in denen viele Aushilfen arbeiten, wenn es die Auftragslage erfordert.
Tipp: Checklisten zu verschiedenen Themen erstellen
Damit jeder immer einen Überblick über wichtige Abläufe, gesetzliche Grundlagen oder sonstige Vereinbarungen hat, sollten Checklisten erstellt und allen zugänglich gemacht werden. In grösseren Betrieben mit interner IT-Vernetzung kann dies auch über das Intranet geschehen.
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